В связи с постоянным ростом объемов данных в организации появилась потребность в мощном инструменте бизнес-аналитики. Необходимо было обеспечить регулярное построение аналитической отчетности и единую точку доступа к достоверной информации для повышения оперативности принятия управленческих решений.
Ситуация
К развертыванию BI-платформы компания шла давно. В течение года было реализовано несколько пилотных проектов с разными партнерами для полного понимания того, как информационно-аналитические системы будут работать в корпоративной среде. В итоге исполнителем была выбрана компания Softline, которая предложила решение, максимально соответствующее требованиям заказчика по функционалу.
До внедрения
«Отчетность в компании, конечно, была обширная – производственная, финансовая, коммерческая. Она строилась в учетной системе 1С и в Microsoft Excel, — рассказывает Станислав Воронин, руководитель направления внедрений систем бизнес-аналитики Softline. — Более половины отчетности специалистам приходилось выгружать и соединять именно в Excel. Когда проводили предпроектное обследование, обнаружили, что 80% всех отчетов реализовывались в табличном виде».
Периодичность получения актуальных данных со стороны высшего руководства составляла порядка одного раза в неделю. Еженедельно проводились оперативные совещания, однако лишь единичные отчеты составлялись по итогам ежедневного регламента и каждый день рассылались управляющим.
Большая проблема состояла в том, что отчетности на стыке функциональных подразделений не существовало. Исключение составляли отчеты по продажам и производству, которая демонстрировала соотношение выполнения планов.
Решение
Для внедрения была выбрана BI-система Qlik, одна из лучших на рынке в своей функциональной области, позволяющая осуществлять гибкий бизнес-анализ больших объемов любых разрозненных данных с высокой скоростью. Проект был масштабным и охватил все технологические и вспомогательные службы: производство, финансы, продажи, маркетинг, транспорт, персонал, ИТ, ремонт, клиентский сервис — всего 14 функциональных областей. Все существующие в компании службы были так или иначе задействованы.
В ходе проекта в компании была обеспечена «единая версия правды», что позволило гарантировать централизованную работу с данными, повысить их качество в системах оперативного учета и решить проблему с разрозненностью показателей по одному и тому же вопросу. Специалисты Softline реализовали ряд отчетов, которые по объему обрабатываемой информации практически невозможно было сформировать в учетной системе, теперь отчеты строятся за несколько секунд с любой детализацией. BI-проект позволил заказчику проанализировать узкие места в производственных процессах, которые находятся на стыке подразделений, и определить точки управленческого воздействия.
«В качестве примера приведу интересный кейс. В компании работают два производственных департамента, один из которых поставлял продукт на переработку в другой. В процессе передачи на конвейер продукта сотрудники отмечали в нем ряд специфических проблем, которые ухудшали категорию продукции и снижали ее стоимость. Ряд реализованных отчетов позволил проанализировать дефекты на каждой конкретной единице продукта и сделать факторный анализ. Это позволило понять, в зоне ответственности каких подразделений находится причина того, что продукция теряла в категории», — говорит Станислав Воронин.
Результат
Компания получила инструмент, который очень четко «подсвечивает» проблемные области и точки роста за счет глубоких кроссфункциональных отчетов. Среди функциональных преимуществ Qlick — понятный user-friendly интерфейс, позволяющий пользователям быстро начать работу. Затраты на обучение — минимальны.
Работы длились 9 месяцев, однако уже через 2 месяца с начала проекта еженедельные оперативные совещания проводились на основе сформированных в аналитической системе отчетов, поскольку не осталось никаких расхождений в данных и их оценке. Использование «единой версии правды» и широких возможностей визуализации позволило сократить время планерок и повысить их эффективность. По оценке руководства компании, еще до своего окончания BI-проект окупил затраченные средства и минимизировал влияние человеческого фактора на принятие управленческих решений.
