Помогаем секретарям работать быстрее и лучше!
Офис начинается со стойки ресепшен, за которой работает секретарь – одновременно и «лицо компании» и ее спаситель на все случаи жизни. Одна из главных задач отдела АХО - удовлетворение офисных, управленческих и прочих потребностей организации, которые не связаны с производственной деятельностью. Одним словом, ежедневное «жизнеобеспечение».
Прием заявок общехозяйственного назначения для административного отдела чаще всего осуществляется именно через секретарей. К ним приходят лично, им звонят и пишут письма, останавливают в коридоре, чтобы попросить о миллионе различных вещей.
Все просьбы и нужды, обращенные к администраторам-хозяйственникам, можно разбить на несколько групп: текущее обеспечение деятельности (офисным инвентарем и расходными материалами), эксплуатация здания (уборка и ремонт), организационное обслуживание (оборудование рабочих мест, помощь на корпоративных праздниках, организация переездов, работа с курьерами и транспортными средствами), взаимоотношения со сторонними организациями (арендодателями, проверяющими госорганами, поставщиками). Конечно, каждая компания самостоятельно сформирует список необходимых ей функций, проведя соответствующий анализ, но может ли все эти задачи упомнить секретарь в цейнтноте? Нет! Даже если вести журнал входящих заданий, в них легко потеряться.
Некоторые функции АХО являются постоянными (отправить курьера, заказать питьевую воду в офис – все это задачи «на каждый день»), многие другие имеют разовый характер (например, сделать ремонт в переговорных) или просто нерегулярный. Разобраться во всех деталях даже опытный человек сумеет не сразу, а что делать, если в компании меняются люди, приходят новые сотрудники – как быстро адаптировать их к производственному процессу АХО?
Поскольку основное предназначение административно-хозяйственного отдела – это обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании, помощь всем подразделениям – важно автоматизировать процесс приема заявок от коллег. В этом поможет система WorkFlowSoft.
С ее помощью можно сделать так, чтобы в компании была единая «приемная» АХО. Используя шаблон, который может сделать либо сам секретарь, либо руководитель АХО, сотрудники будут быстро создавать заявки на общехозяйственные нужды.
В поле «Тема» заявитель сразу сможет выбрать нужное, например: ремонтные работы, покупку и замену мебели или других материальных активов в пользовании сотрудников, уборку офиса, хозяйственные нужды, отладку температурного режима (все, что связано с проветриванием и кондиционированием помещений), размещение маркетинговых материалов в офисе, выход нового сотрудника, - а затем конкретизировать запрос в поле «Цель».
Уведомление о каждой новой заявке будет приходить секретарю или руководителю АХО по электронной почте, но можно просматривать все заявки списком в интерфейсе системы. Постоянный контроль поступающих заявок и выдачу заданий исполнителю может делать как сам секретарь или его руководитель, так и любой менеджер АХО.
С WorkFlowSoft бизнес-процессы идут по заданному сценарию, порядок действий понятен всем, и коллеги четко понимают «кто что должен делать».
Детальное планирование и четкая схема бизнес-процессов упрощают рутинную работу, экономят время и деньги компании. Поэтому налаживание процедуры работы АХО выгодно всем, кто задействован в ее исполнении, как секретарям, так и высшему менеджменту.
В любом деле правильное управление значительно улучшает производительность и эффективность всех процессов – в этом заложен большой резерв развития организации.
Что еще можно автоматизировать?
- Упрощаем жизнь кадровикам, автоматизируем подбор персонала:
https://workflowsoft.com/ru/scenarios/avtomatizaciya-poiska-personala
- Как организовать заказ визитных карточек в компании:
https://workflowsoft.com/ru/scenarios/avtomatizaciya-zakaza-vizitok
