Ускорение бизнеса во многом зависит от того, умеет ли компания вычислять ненужные процессы и отказываться от них. Во многих организациях работают менеджеры по качеству, а иногда существуют целые отделы, ответственные за quality management. В зону их ответственности входят в том числе и описание процессов, их улучшение, отслеживание разного вида нестыковок или нерациональности.
Всегда есть что улучшить
Никто лучше сотрудников на местах не знает, что можно в каждом конкретном отделе улучшить или упростить. Но не всегда это можно реализовать самостоятельно, и тогда на помощь привлекают менеджеров по качеству, которые анализируют ситуацию, назначают исполнителей и доводят дело до логического конца.
C помощью системы управления процессами WorkFlowSoft можно систематизировать запросы от коллег к отделу качества, упорядочить их предложения и тем самым ускорить бизнес.
Живой пример
Предположим, сотрудник Тендерного отдела замечает: для того, чтобы при участии в тендерах подтвердить компетенции компании, приходится искать информацию в десятках источников, писать огромному количеству человек и их начальникам, неделями ждать ответа! Это долго и неэффективно, участие в тендерах тормозится и может сорваться совсем. В этой связи, имеет смысл попросить отдел качества оптимизировать этот процесс.
Запустим в WorkFlowSoft готовый процесс, который так и называется «Предложения по ускорению бизнеса». В шаблоне видим несколько полей: Название, Описание, Обоснование, Желаемый срок, Реальный срок – заявитель самым подробным образом заполняет их все. И работа начинается!
Сперва вновь созданная заявка попадает на рассмотрение к директору по качеству. Он может либо передать Исполнителю – одному из менеджеров по качеству, либо отклонить с объяснением причины.
Менеджер по качеству анализирует возможные затраты на реализацию предложения и сравнивает их с будущими потенциальными выгодами для компании. Если предложение рациональное, он продумывает дальнейший план действий и передает заявку следующему исполнителю – например, координатору своего же отдела (в данном конкретному случае). От него будет требоваться по разработанному плану добыть информацию, необходимую менеджеру по качеству для дальнейшей работы. В нашем случае задача координатора такая: подключить к работе нескольких коллег-руководителей из всех Департаментов, где может храниться информация о компетенциях компании, с просьбой прислать информацию в определенном виде к определенному сроку. Для этого координатор создает ряд задач в WorkFlowSoft. Руководители выполняют их, и файл от каждого Департамента координатор прикрепляет к заявке.
После того, как последний руководитель прислал свой файл, координатор отписывается об этом в комментариях, и заявкой снова может заняться менеджер по качеству. Все присланные списки компетенций он собирает в едином файле, классифицирует по различным параметрам и размещает на корпоративном портале. Для того, чтобы обновлять реестр компетенций, руководители департаментов могут назначить своих ответственных людей, которые регулярно будут довносить новые данные в Реестр самостоятельно прямо на портале.
Вот так все просто с WorkFlowSoft! Это только один пример.
Переписки – минимум. Каждый исполнитель знает свои задачи. Дела идут быстро, не теряются, а значит налицо экономия времени и сил как линейных сотрудников, так и руководителей.
А как вы ускоряете свой бизнес?
Хотите узнать, как эффективно автоматизировать процесс создания электронных рассылок для клиентов? Мы рады рассказать об этом!
Читайте здесь: https://workflowsoft.com/ru/scenarios/avtomatizaciya-verstki-email
