Сфера документооборота стремительно меняется. Если еще недавно создание электронных архивов казалось революционным прорывом, то сегодня системы ECM внедрены в большинстве крупных компаний и все чаще появляются в компаниях сектора SMB и технологических стартапах. Теперь у бизнеса есть возможность перейти на новый этап и создать полную цифровую экосистему, в которой все процессы обмена информацией связаны между собой и управляются искусственным интеллектом.
Что может интеллектуальная система
Цифровая экосистема построена на полностью электронном взаимодействии. В ее основе лежит платформа, которая объединяет данные из всех бизнес-приложений, даже если они не интегрированы между собой. Таким образом, вся открытая информация доступна для ознакомления в любой момент времени. Система должна поддерживать юридически значимый документооборот, быть интеллектуальной, удобной, функциональной и омниканальной, когда сотрудники имеют доступ к информации не только внутри ECM, но и через мобильные приложения, чат-боты и корпоративные порталы.
Внедрение автоматизированной системы в области юридически значимого документооборота значительно упрощает процесс общения с контрагентами. Современные компании обмениваются тысячами договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур. Работа с документами, поступающими в компанию, начинается с первичной обработки и регистрации. Интеллектуальная ЕСМ исключает ручные операции на этом этапе и автоматически (на основе обученной модели) распределяет входящий поток по видам документов, журналам регистрации и ответственным. Информация извлекается из бумажных и цифровых документов, обрабатывается и при необходимости автоматически сверяется с оригиналом, что важно, например, при взаимодействии с внешними контрагентами для специалистов в области управления рисками, юристов и бухгалтерии.
Система позволяет автоматизировать работу кадровой службы: например, на основании одной анкеты, заполненной кандидатом, в автоматическом режиме формируется полный пакет документов, которые в дальнейшем передаются в работу HR. Полностью в электронном виде можно планировать командировки и отпуска, знакомить сотрудников с внутренними регламентами, оформлять увольнение.
Интеллектуальная ECM способна облегчить работу каждого из бизнес-подразделений компании и сделать процесс общения между ними проще и эффективнее.
Цифровая система в области документооборота дает компаниям ряд преимуществ:
- Экономию на бумаге и услугах курьеров.
- Ускорение процессов согласований.
- Снижение юридических рисков при работе с контрагентами.
- Снижение вероятности ошибок при работе с финансовыми документами.
- Интеллектуальную обработку электронных документов с использованием машинного обучения (распознавание, заполнение реквизитов и регистрация).
- Омниканальность – доступ к информации с любого устройства, подключенного к системе.
- Быстрое вовлечение новых сотрудников. Механизмы встроенного обучения повышают качество внедрения новых процессов и ускоряют адаптацию новичков.
- Мощную основу для построения цифрового предприятия. Интегрируемость и различные возможности совместной работы систем в рамках единой ИТ-инфраструктуры.
С чего начать
Внедрение интеллектуальной системы документооборота всегда происходит поэтапно, и оптимально, если для реализации проекта вы привлечете ИТ-компанию с большим опытом работы в области ECM. Главная задача ИТ-консультанта – в диалоге с заказчиком выяснить основные потребности бизнеса и определить, какие процессы необходимо автоматизировать в первую очередь. Далее определяются индивидуальные особенности каждого из подразделений и производится анализ существующей ИТ-инфраструктуры. После этого можно рассчитать стоимость решения для конкретной компании и выстроить индивидуальный график реализации проекта.
Приблизительный план перехода компании к единой информационной экосистеме выглядит следующим образом:
- Инициация и организация проекта. На данном этапе необходимо определить состав команды внутри компании, спланировать и организовать выполнение работ. Важно, чтобы первоначально в проекте были задействованы сотрудники подразделений, наиболее заинтересованных в автоматизации: чаще всего это секретари-референты, руководители высшего и среднего звена, юристы, делопроизводители. Обеспечив их лояльность, вы создаете позитивный пример пользования системой. С первого дня к решению технических и методических вопросов должны привлекаться ИТ-сотрудники предприятия, так как в дальнейшем ни будут сопровождать и развивать систему самостоятельно.
- Выбор ИТ-консультанта. Специалисты подрядчика прежде всего производят сбор и анализ информации: исследуют автоматизируемые процессы заказчика, выявляют и уточняют требования бизнеса.
- Анализ рынка ЕСМ. На данном этапе компания совместно с ИТ-консультантом определяется с выбором платформы, наиболее удовлетворяющей запросам компании, и выбирает надежного интегратора.
- Разработка концепции автоматизации бизнес-процессов. ECM должна быть адаптирована к действующим бизнес-процессам предприятия, поэтому важно произвести их всесторонний анализ. В то же время, работа подразделений также должна мягко трансформироваться в соответствии с требованиями выбранной для автоматизации платформы.
- Проектирование системы и переход к тестовой эксплуатации.
- Обучение пользователей: перед переходом к опытно-промышленной эксплуатации важно подготовить сотрудников к работе с новой системой.
- Опытно-промышленная эксплуатация – проверка работы системы в реальных условиях с реальными данными.
- Промышленная эксплуатация. На данном этапе ИТ-консультант переходит в режим сопровождения системы, который включает в себя обновление версий системы, консультации по настройке и администрированию при изменении бизнеса и законодательства, информационную поддержку.
Разработка четкого плана внедрения с прописанными целями – это важнейший этап реализации проекта, так как он позволяет избежать появления новых задач по ходу работы, а значит, экономит время и деньги. Кроме того, необходимо, чтобы на каждом из этапов внедрения системы в проекте принимало активное участие руководство компании, поскольку только топ-менеджеры могут оперативно решать организационные вопросы, неизбежно возникающие в ходе внедрения (определять ответственных, контролировать выполнение графика внедрения).
Голосовое управление в тренде
На сегодняшний день большая часть крупнейших заказчиков технически и морально готовы к использованию новых технологий в процессе документооборота, на рынке появляются реальные примеры внедрения компонентов искусственного интеллекта в работу ECM-систем. Несмотря на новизну предложения, в настоящее время в проработке у Softline находятся десятки проектов в области создания цифровой экосистемы предприятия.
Чаще всего клиенты интересуются внедрением чат-ботов – современные решения возможно использовать не только для работы внутри команды, но и для проведения тендеров. В ближайшим будущем, по нашим прогнозам, востребованным станет голосовое управление системами документооборота, аналогичное голосовым помощникам поисковых систем, вроде Siri и Алисы. Внутри Softline мы также рассматриваем возможность реализовать пилот по внедрению такого решения.
Примеры внедрения
Причина повышенного интереса к подобного рода проектам – их доказанная эффективность. Известен пример компании Wildberries, в которой проект по полному отказу от бумаги стартовал в 2014 году и показал отличные экономические результаты уже через несколько месяцев.
АО «Объединенная двигателестроительная корпорация» после трех месяцев работы с решением для интеллектуальной обработки входящих сообщений сообщила о повышении точности классификации по виду документа на 96% и снижении трудоемкости его регистрации на 15-20%. Продовольственный холдинг «КОМОС-ГРУПП» внедрил у себя чат-бот для бизнеса, «общаясь» с которым пользователи взаимодействуют с СЭД через смартфон. По словам руководителей организации, уже в первые месяцы в компании сократилось время на исполнение поручений и повысилась исполнительская дисциплина.
Состав решения, его цена и срок окупаемости зависят от потребностей организации. При грамотном подборе продуктов и оптимальной схеме их внедрения результат не заставит себя ждать.
Статья впервые опубликована в ECM Journal
