Статус: в архиве

Электронные архивы – неотъемлемая часть системы электронного документооборота. В самом общем смысле архив как явление возникает уже в тот момент, когда в папке — неважно, на столе или персональном компьютере — появляется больше одного документа. Работа с информацией чаще всего логически предполагает дальнейшее ее хранение, сортировку и систематизирование, многократное повторное использование, поиск — особенно в организациях финансового сектора.

— Полина, чем диктуется актуальность внедрения электронных архивов в банках?

— Прежде всего тем, что в банках, как и вообще в любых финансовых организациях, документооборот связан с движением денежных средств, которые являются самой сутью бизнеса. Отрасль предъявляет высочайшие требования к качеству работы с документами. Выстраивая электронный архив в системе электронного документооборота, бизнес видит своей основной целью повышение эффективности, производительности. Как всегда, именно ИТ-средства обеспечивают в конечном итоге и то, и другое. Банки оперируют колоссальными объемами организационно-распорядительной документации разных типов. Часть относится к внутренним, хозяйственным процессам, здесь отраслевой специфики задач нет, такого типа архивы давно и широко применяются в компаниях. Другая часть задействуется для внешнего межкорпоративного документооборота. И есть еще один вид документации, связанный непосредственно с работой с клиентами. При этом, некоторые данные банки обязаны хранить на бумажных носителях, некоторые – передавать на госхранение и так далее. Нюансов много: чем больше автоматизируются бизнес-процессы, так или иначе связанные с работой с документами, количество которых растет год от года, тем более четко должен быть организован электронный архив. Особенно очевидной эта задача становится, когда нужно срочно подготовить документы по запросу регулятора или к аудиту.

— Какой из корпоративных архивов наиболее значимый?

— Важнейшая часть архива финансовой организации – оперативная. Здесь хранится кредитная информация, документы дня, выписки и многое другое. Грамотно построенный электронный архив должен интегрироваться в АБС-систему, а управление данными — осуществляться через систему ЕСМ (которая есть далеко не у всех компаний). Сфера финансовых организаций достаточно изменчива: структуры активно развиваются, филиальная сеть растет, совершаются сделки по слиянию и поглощению. Региональным представительствам критически важно иметь тесное взаимодействие с головными офисами по вопросам поиска и обработки нужных документов. Этим и объясняется значительный интерес к решениям ECM и электронным архивам, в частности.

— Выстроить работу электронных архивов на базе системы класса ECM можно гарантированно успешно?

— Да, хотя, как ни удивительно, в этом уверены не все. Бизнес-заказчики в компании далеко не всегда солидарны друг с другом, поскольку зачастую много лет департаменты развивались по-разному и получали разную ИТ-поддержку. В банке может быть несколько систем одного уровня, закупленных разными подразделениями. Большинство финансовых компаний живет не просто в условиях смешанного документооборота, но и просто не может наладить интеграцию между различными источниками данных. В этих условиях решение об организации единой платформы хранения и глобальном проекте внедрения системы управления бизнес-процессами и архивом должно исходить от высшего руководства, например, от самого Правления.

— Банк может реализовать такой проект своими силами?

— Может. Нужно создать проектную команду, состоящую не только из технических специалистов-реализаторов, но и бизнес-администратора, который станет на постоянной основе аккумулировать информацию о бизнес-потребностях от Правления банка. Одна потребность влечет за собой следующую, это непрерывная цепочка. Реализуйте ее — и система сможет развиваться по спирали. Один из ее значительных плюсов заключается в том, что на определенном этапе она начинает автоматически себя окупать. Так, очень выгодно экономически иметь межкорпоративный сервис обмена неформализованными документами (договорами и т.д.).

— Межкорпоративная СЭД и сама стоит недешево.

— Она дает огромную отдачу в долгосрочной перспективе. Выгоды от ее использования ощущают все. Чем больше объемы документации — тем оперативнее должны действовать люди. Возможно ли это? В среднестатистической российской компании сотрудники ежемесячно обрабатывают накладные, счета-фактуры, акты, счета на оплату и т.д. — всего до 1000 первичных финансовых документов. Фактически, это деньги, и чем быстрее они проходят все этапы обработки, «приходят и уходят», тем лучше. Очень важно помочь людям, предоставив решение для удобного хранения файлов, быстрого анализа, ведь всего лишь из-за того, что в организации не налажен удобный поиск в архиве, время на согласование, подпись и сверку учетных документов может затрачиваться совершенно нерационально. А операционная деятельность в банках должна быть отлажена особенно четко. Документы клиентов обрабатываются, как предписано, в строго отведенный временной отрезок.

Предположим, банку не нужна система ЕСМ — нужен только архив. Первичная задача интегратора в этом случае — понять, где компания планирует архитектурно хранить данные огромного объема, который быстро достигнет терабайтных значений. Следовательно, должна быть подготовлена аппаратная часть, а также помещение для физического расположения документов, переведенных в электронный вид. Не забываем о бэкапе: понадобится вторичный сервер для резервных копий.

Отдельная глобальная задача — перевод данных с бумажных носителей в электронный вид. На корпоративном уровне это возможно с помощью решений АBBYY – ПО для извлечения реквизитов. Благодаря технологии ABBYY Recognition Server электронные документы будут структурированы и рассортированы таким образом, чтобы их было легко найти. Следующий шаг делает система ЕСМ, позволяющая данные с бумажного носителя перевести в любой формат и хранить его. Преобразованный из бумаги в электронный вид документ может быть запущен в бизнес-процесс.

— Какие решения ЕСМ и по организации электронных архивов популярны среди российских организаций?

— Тенденция явно указывает на востребованность систем отечественной разработки. Это Directum, «Тезис»; по статистике, они преобладают. Почему? Думаю, сказывается влияние регуляторов и программы импортозамещения.

Подчеркну, что система ЕСМ нужна для управления бизнес-процессами, и внедрять ее только ради создания электронного архива – нерационально, поскольку стоимость владения в этом случае будет неоправданно высокой.

«Электронный архив документов дня для банков» Directum

Решаемые задачи:

• регистрация и ведение электронного архива документов дня;

• просмотр образов первичных документов из системы DIRECTUM и документов, записанных на диск;

• автоматическая подготовка описей по распечатанным документам и по выданным дискам;

• подготовка к аудиторским проверкам и проверкам Центрального Банка;

• хранение документов в электронном архиве с единой точкой доступа к ним;

• оперативный поиск образов документов по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах;

• проверка неизменности записанных файлов на съемных носителях.

Основные бизнес-заказчики: Управление кредитования и инвестиций, Управление розничного бизнеса, Управление казначейских операций, Управление валютных операций и международных расчетов; высшее руководство; архивариус.

DIRECTUM. Архив клиентских досье

Решение: «Акелон: Архив клиентских досье»

Позволяет: организовать работу с большим массивом документов, которые образуют клиентские (в том числе кредитные) досье и различные банковские документы (документы дня, ордера и др.). Ориентировано на работу как с бумажными, так и с электронными версиями документов.

Справочники: в роли архивных реестров документов в решении выполняют справочники «Досье клиентов» и «Банковские документы». Справочник «Досье клиентов» используется для учета всех документов, полученных от клиентов организации в разрезе заключенных договоров. При внесении записей система DIRECTUM, руководствуясь данными из Автоматизированной Банковской Системы (АБС) или любой другой внешней системы, предзаполняет поля карточки. Справочник «Банковские документы» используется для учета документов, формируемых во фронт-офисах и подлежащих хранению в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов. При внесении записей заполнение карточек производится вручную.

Выгоды: централизация доступа к документам, в том числе из внешних систем; снижение трудозатрат по подготовке комплекта документов на внешнее хранение; снижение количества ошибок, потерь бумажных оригиналов. Развитие: интеграция с решениями «Электронный архив документов дня для банков» и ABBYY FlexiCapture.

Внедряйте с Softline

Мы предлагаем проверенную бизнес-логику по электронному документообороту и организации электронных архивов и опираемся на богатый опыт внедрения СЭД в разных отраслях: от энергетики и промышленности до ритейла, банков, государственных учреждений.