Сегодня людям во всем мире приходится радикально менять методы работы и способы управления командами коллег, которые работают удаленно. К счастью, в наше время технические средства для полноценной удаленной работы не только существуют, но и доступны, как никогда раньше.
Вопросы с организацией удаленной работы относятся к двум темам - инструментам и психологии. Психологические, организационные моменты очень важны и интересны, но их рассматривать я не буду. Я хотел бы обозначить основные технические моменты, которые надо учесть, чтобы начать удаленную работу как можно быстрее и при этом сохранить производительность труда, защищенность и моральный дух вашего бизнеса на уровне не хуже, чем при обычной работе в офисе.
Железо
Первое что нужно удаленному сотруднику – это компьютер. Если и в офисе основная рабочая машина – ноутбук, проблем нет. Но если в офисе стоят десктопы, вам предстоит решить, что именно разрешается сотрудникам делать на личных машинах, которые вы никак не контролируете. Это может быть только работа с почтой и участие в онлайн конференциях, а может быть полноценный доступ к корпоративным ресурсам. В любом случае сотрудники должны понимать необходимость установки на личные ПК последних обновлений безопасности, антивирусов с актуальными обновлениями, правильные настройки домашней беспроводной сети (надежные пароли, шифрование, сокрытие сети). И понимать свою ответственность за это.
Если работа с личных устройств неприемлема вообще из соображений безопасности, я думаю, решение о закупке рабочих ноутбуков будет в такой ситуации правильным. Да, это требует вложений, но вы получаете полностью управляемые и защищенные рабочие места. Можно даже контролировать производительность труда на удаленке с помощью специальных инструментов, таких как Стахановец. А сотрудники получают удобные, преднастроенные рабочие компьютеры. Которые им не надо делить с членами семьи, которые тоже остаются дома. Посчитайте, во сколько обойдется снижение производительности, например, на 30% и сравните со стоимостью ноутбука.
Еще одним хорошим вариантом может быть публикация на VDI рабочих столов либо же конкретных приложений для работы. Это хорошо с точки зрения защищенности, но требует готовности инфраструктуры к росту числа подключений.
Без личных встреч будет в разы больше звонков и конференций. Плохой звук при созвоне – одна из самых частых проблем. Лучше всего купить всем сотрудникам качественные гарнитуры (и не забыть проверить их работоспособность).
Готовность ИТ
Если рабочие ноутбуки у всех сотрудников – не ваш сценарий, вам предстоит организовать на личных устройствах VPN и инструмент удаленного администрирования, такой как TeamViewer. C установкой и настройкой софта справятся не все, поэтому от ваших айтишников потребуется помощь, причем удаленная.
Вообще, в первое время нагрузка на ИТ-службы может вырасти, и хелпдеск будет завален заявками с жалобами на сбои удаленного подключения, настройку видеоконференции и т.д. Ситуацию поможет исправить наличие четких и понятных инструкций по работе с теми или иными сервисами, приложениями и системами, но сотрудникам техподдержки предстоят непростые дни, и они должны быть к этому готовы.
Еще один важный момент – готова ли инфраструктура обслуживать увеличившееся в разы количество удаленных подключений? Достаточны ли серверные мощности? Выдержит ли нагрузку текущий интернет канал? Хватит ли у вас лицензий VPN? Все эти вопросы требуют проверки и очень быстрого решения, в случае если вы не готовы.
Еще один момент касается телефонии. Даже если все работают дома, кто-то должен отвечать на основной номер телефона вашей компании, когда он звонит. Если вы еще не приняли меры для обслуживания входящих звонков удаленными сотрудниками, пора это сделать.
Безопасность
Когда работа выходит из-за пределов защищенных периметров, вопросов безопасности встает в разы больше. Поэтому важно провести разграничение – что нужно защищать жестко и бескомпромиссно, а что не обязательно. Например, если сотрудник только участвует в чатах и коллах, где нет конфиденциальной информации, нет смысла заставлять его заходить через VPN. Также не всегда обязательно держать за VPN все приложения, во многих ситуациях достаточно правильно настроенного Web Application Firewall и должного тестирования приложения сканерами уязвимостей или пентестами.
Зато на участках, где безопасность критична, массовая удаленная работа требует защиты от специфических угроз, связанных именно с удаленным доступом. Их много, и я не буду перечислять их здесь. Скажу лишь, что в ситуации, когда перейти на удаленную работу надо быстро, дать реалистичную оценку и составить правильный сценарий лучше всех способен внешний аудитор с высокими компетенциями в области безопасности и развитой отраслевой экспертизой, такой как Softline.
И еще один момент: в повседневном контроле защищенности инфраструктуры с массовым удаленным доступом во многих случаях будет оптимальным использование сервисов кибербезопасности, таких как DLP как сервис, SOC как сервис, оказываемых квалифицированным и ответственным внешним провайдером.
Коммуникации и совместная работа
Много говорить о повседневных инструментах совместной работы не имеет смысла, все и так знают и каждый день используют такие инструменты как Office 365 или G Suite. Хотелось бы отметить только два момента. Во-первых, лицензирование O 365 легко можно распространить на личные компьютеры. Во-вторых, хочу обратить ваше внимание на инструмент Teams, который показал себя отличной альтернативой другим средам совместной работы и набирает популярность.
Обучение
Дистанционное обучение для сотрудников уже давно стало дешевой и удобной альтернативой очному, а в условиях работы из дома становится единственным возможным вариантом. Учебный центр Softline уже давно развивает направление дистанционного обучения и предлагает в настоящее время не просто учебные курсы онлайн, а создание полноценного электронного корпоративного университета. Развернуть в публичном или частном облаке дистанционный учебный центр с большим количеством курсов на разные темы, системами тестирования, контроля обучения, аналитикой возможно в считанные дни, причем по доступной цене.
Удаленная работа может быть очень успешной. Многие люди работают из дома даже более продуктивно, чем в офисе. Производители софта и железа много говорили о возможности работать «в любом месте, в любое время, с любого устройства», и теперь для всех нас настало время проверить это на практике.
Предложения Softline по организации удаленной работы офиса: https://softline.ru/remote-work
